Att göra och inte göra

Att lägga lite tid på att fundera över hur vi använder mejl som kommunikationsform kan vara mer effektivt när du ska kommunicera något, och samtidigt också hjälpa de människor som du kommunicerar med i deras hantering av dina mejl, eller att de inte hanterar dem alls!

Vi skulle kunna komma med hur många råd som helst i det här ämnet, men det skulle inte vara särskilt effektivt att ta upp så mycket av din tid. Därför har vi gjort en sammanfattning av generella förbättringarna som troligtvis kan vara till störst hjälp för dig när du ska optimera din vana vid att hantera mejl.

Inkommande mejl

  • Kontrollera inte dina Inkorg mer än ett par gånger per dag.
  • Ta bort aviseringar för inkommande mejl.
  • Svara på mejl inom 2 arbetsdagar eller informera avsändaren att du kommer att återkomma senare.
  • Om du inte kan svara på mejlen inom två arbetsdagar, sätt på ditt automatsvar om att du inte är på kontoret.

Tips: Stäng också av epostaviseringar på din Smart phone. Inställningarna vi föredrar är att du hämtar epost manuellt eller utan notiser.

Skicka mejl

  • Se till att ämnet är tydligt och informativt.
  • Kom till sak och använd ett tydligt språk.
  • Känn till när du INTE ska skriva mejl (när känslor och konflikter är inblandade).
  • Om det är viktigt, förlita dig inte enbart på mejlen.

Tips: Använd 80/20regeln för ämnesråden när du skickar mejl. Det betyder att du kontrollerar din ämnesrad alldeles innan du skickar mejlet så att du är säker på att den förklarar åtminstone 80 % av innehållet för mottagarna. Vanligtvis ger en tydligare ämnesrad snabbare svar och färre missförstånd. Utnyttja möjligheten att använda verb i ämnesraden.

Att svara på mejl

  • Undvik att använda Kopia till och Svara alla.
  • Informera en tredje part i en relevant diskussion genom att vidarebefordra ditt skickade mejl och inkludera en förklaring.
  • Använd inte befintliga mejltrådar för att öppna ett nytt ämne (ändra i så fall åtminstone ämnesraden).
  • Om du är osäker, avvakta med ditt svar åtminstone en stund (i synnerhet om det är en viktig fråga).

Tips: Använd Vidarebefordra istället för Kopieraregeln. Gör det till en vana att inte använda Kopia till och Svara alla. Gör i stället så att du skickar mejlet till den tilltänkta mottagaren. Gå sedan till mappen för Skickade mejl och vidarebefordra meddelandet till den person du vill lägga till och inkluderar en kort rad som förklarar varför du informerar honom eller henne. Den här personen är bättre informerad (för kännedom skiljer sig mycket från var snäll och bevaka detta), och om ert mejl blir en längre konversation, störs inte den tredje personen av mejl som rullar in i Inkorgen.


Progress

 
Föregående Nästa