Hitta mejl

Att försöka hitta rätt mejl kan ibland vara en plågsam uppgift. Att planlöst söka igenom mappar, söka på person men få för många resultat för att kolla igenom alla eller helt enkelt fundera på om du blivit tokig eftersom du inte kan hitta mejlet du är säker på att du har skickat.

Vi har tillbringat tid med att undersöka hur personer söker och lagt märke till att det är en väldigt vanlig aktivitet. Människor kommer att försöka leta efter mejl flera gånger per dag och använda många olika tillvägagångssätt. Här är vårt enkla råd för hur man vänder sitt sökande till ett finnande!

Starta din sökning med Ctrl+E (eller Ctrl+F)

Något uppenbart, men det kommer definitivt att hjälpa dig in i vanan att använda tangentbordets kortkommando för att bli mer effektiv. Dessutom eftersom sökfältet flyttar mellan olika placeringar på olika bildskärmar i Outlook, hjälper den här metoden dig från att behöva leta efter var sökfältet ligger. Lägg märke till att de flesta program använder Ctrl+F för att söka, men Outlook använder Ctrl+E (tänk Eftersök) som universalnyckel (Ctrl+F är Vidarebefordra i Outlook).

Du kan också använda sökverktyget i din Kalender eller Kontakter. Återigen, skriv bara in Ctrl+E (i Outlook) och namnet på personen du letar efter (eller platsen eller någonting annat som du minns om mötet eller kontakten) och du kommer att få en kort lista på alla möten/kontakter som innehåller det ordet.

Mellanslagstangenten är din bästa vän när du söker

Detta kan låta konstigt, men det mest effektiva sökordet i Outlook är mellanslag. Ofta använder människor bara ett ord eller ett namn för att söka, men när du lägger till ett mellanslag visar du faktiskt systemet att du vill filtrera mejl som innehåller det första ordet OCH det andra ordet, men inte i någon särskild ordning. Genom att kombinera många ord vid varje sökning gör du det mycket enklare att hitta rätt. Tänk på innehållet i ditt mejl och kom på ytterligare ord i dess innehåll naturligtvis kan du fortsätta att lägga till ett tredje eller ett fjärde ord osv.
Kom ihåg att Outlook söker i alla av följande områden:

  • Ämnesrader
  • Namnrader
  • Datumrader
  • Mejlets innehåll (texten)
  • Sökbara bilagor

Detta betyder att om du kan minnas ord från texten eller till och med bilagorna kan du använda det som en del av din sökfras. Detta kan vara till stor hjälp om du känner till produktkoder eller fakturanummer som gör mejlet du söker relativt unikt.

Titta på videorna ovan för att se exempel på hur detta fungerar.

Alltför många och minusknepet

Allt emellanåt märker du kanske att sökresultaten är luddiga av alltför många andra mejl från en särskild källa (nyhetsbrev) eller namn. I det här fallet kan det hjälpa dig att lägga till ett minustecken på ett ord du skulle vilja utelämna från dina sökresultat. Lägg märke till att det här knepet även fungerar i Google!

Om du fortfarande får för många mejl i ditt resultat kan du enkelt sortera bort mejl genom att använda sökfältet, vilket bara syns när du är i sökläget i Outlook. Till exempel kan du klicka på ikonen för bilaga för att utesluta alla mejl som saknar bilagor ‒ vilket är väldigt praktiskt om du letar efter bilagan istället för själva mejlet!

Alltför få och den blå linjen

Om du nu har matat in några bra sökord med mellanslag mellan dem och fortfarande inte kan hitta mejlet du letar efter? Längst ner i sökresultatet finns en blå linje som säger Sök igen i alla mappar. Genom att klicka på den här länken kommer du göra samma sökning i alla mejlmappar i din Inkorg (inklusive skickade, skräp m.fl.). Detta är ett mycket snabbt och enkelt sätt att undvika att behöva fundera över var mejlet har sparats.

Starta konversationsöversikt

En av de nya egenskaperna i Outlook 2010 är konversationsöversikten. Den är avstängd som standard, eftersom det kan vara ganska förvirrande för många människor kan det vara ett riktigt bra verktyg för att spara tid genom att samla alla mejl i en tråd (oavsett var du sparat dem). Detta innebär att du ser alla mejl i en konversation samlade tillsammans, vilket är praktiskt om du behöver kolla bakåt i den konversationen. Du kan aktivera den här funktionen via menyfliken Visa.
Lägg märke till att om du använder konversationsöversikten och du flyttar eller raderar det senaste mejlet kan resten av den konversationen byta plats till ett annat ställe i din Inkorg eller mapp (till tidpunkten för det näst senaste mejlet i den konversationen).

Att bygga en säker känsla för hur mejlprogrammet fungerar och att förstå hur det söker kommer hjälpa dig att bli mer effektiv och kan minska tidskrävande arkivering.


Progress

 
Föregående Nästa