Kom igång

Nu har du alla verktyg du behöver för att börja sortera dina mejl på ett nytt sätt, ett sätt som ger dig en tom Inkorg varje dag. Men hur kommer man igång? Det här kapitlet är en stegförstegförklaring till hur man konfigurerar Outlook för optimal eposthantering. Dessutom kommer vi att titta närmare på vad som ska göras med våra befintliga mappar och hur man hanterar en överfull Inkorg efter semestern, något vi kallar tillbakafrånsemesternmetoden.

Stänga av notiserna för nya mejl

  1. I Outlook 2010 går du till Arkiv.
  2. Välj Alternativ från menyn.
  3. Klicka på Mejl i menyn till vänster.
  4. Ta bort alla ikryssade val under Inkomna meddelande.

* För andra epostklienter, titta på tipsen i den högra kolumnen.

Lägg till handlingsmapparna

  1. I Outlook går du till Mejl och i listan över mappar högerklicka på Mejlkorgen högst upp i listan (inte din Inkorg utan nivån över, vilken oftast är samma som din epostadress)
  2. I menyn, välj Lägg till ny mapp.
  3. Skriv 1. SPARA som namn på mappen och tryck på Enter tangenten.
  4. Upprepa detta för att lägga till mapparna 2. ATT GÖRA denna vecka, 3. AVVAKTA beslut och 4. INVÄNTA besked.

När du slutfört detta, högerklicka på mappen 2. ATTGÖRA denna vecka och välj Egenskaper. Under rutan för beskrivning, klicka på knappen Visa totalt antal objekt för att visa alla mejl (oavsett om de är lästa eller olästa) i din ATTGÖRAmapp.

Lägg till den veckovisa kontrollen i din kalender

  1. I Outlook går du till Kalender och markerar tidpunkten för att göra din veckovisa kontroll (till exempel 09:00 till 10:00 på fredag morgon).
  2. Lägg till Veckovis kontroll som ämne på kalenderbokningen.
  3. Klicka på ikonen Upprepa och avsluta genom att trycka på Enter (detta gör att bokningen upprepas som standard varje vecka).
  4. I fältet Notiser skriver du (eller kopiera och klistra in med snabbkommandona Ctrl+C och Ctrl+V) nedanstående checklista och sparar sedan kalenderbokningen.

Veckovis checklista:

  • Kolla Kalender för föregående vecka
  • Kolla Kalender för kommande vecka
  • Kolla igenom mappen 2. ATTGÖRA denna vecka 
  • Pappersnoteringar
  • Kolla igenom mappen 3. AVAKTA beslut
  • Kolla igenom mappen 4. INVÄTA besked

Pensionera dina gamla mappar

Hur du hanterar dina gamla mappar beror på din ITinfrastruktur, det vill säga att det är smart att kolla med din support hur du bäst arkiverar gamla mejl. Du kanske väljer att flytta dina mappar till redan befintliga arkiverings mappar skapade av din ITorganisation (ibland kallad personliga mappar), men om du inte har ett centralt ITsystem för arkiverade mappar kan du ha kvar dina gamla mappar i din epostkorg. Men om detta är fallet föreslår vi att du flyttar mapparna till en separat mapp som vi kallar Övriga mappar för att mapparna ska läggas utom synhåll.

  1. Skapa en mapp kallad Övriga mappar genom att högerklicka på din epostkorg (din mejladressen) och välj Lägg till ny mapp.
  2. Flytta dina befintliga mappar till mappen Övriga mappar. Du behöver dra mapparna en och en (undermappar kommer att flyttas samtidigt). Om du har många mappar, börja med den längst ner, det kommer att göra momentet att dra och släppa mapparna snabbare och lättare.

Töm din Inkorg genom att använda Tillbakafrånsemesternmetoden

Metoden Tillbakafrånsemestern är ett snabbt sätt att gå igenom stora mängder mejl i Inkorgen och kan användas för att starta igång dina nya epostvanor när du kommer tillbaka efter en tids frånvaro. Den här metoden använder samma principer som redan lärt dig så mejlen sorteras och prioriteras ett i taget. Hur som helst så finns det två extra regler för den här metoden:

  • Glöm 2minutersregeln.
  • Använd Regeln om att bli uttråkad två gånger.

Vad betyder detta? Helt enkelt att du börjar sortera mejlen högst upp i mejllistan. Om ett mejl kan åtgärdas på två minuter, gör inget åt det utan flytta det istället direkt till mappen 2. ATTGÖRA denna vecka. På det här sättet kommer du komma in i ett flöde av att fatta snabba beslut. Undan för undan märker du att mejlen blir mindre och mindre relevanta. Vi kallar detta att bli uttråkad. Så fort du blir uttråkad första gången, sluta processa mejlen ett i taget och skrolla helt enkelt nedåt för att hitta mejl som är viktiga och flytta dem till lämplig mapp. Fortsätt så här tills du blir uttråkad igen. Efter andra anfallet av leda, markera alla återstående mejl (Ctrl+A) och flytta dem till din mapp 1. SPARA (Ctrl+Shift+V, sedan 2, sedan Enter). Nu när Inkorgen är tom, återgå till mappen 2. ATTGÖRA denna vecka för att processa samtliga av dina 2minuterssvar.

Att använda tillbakafrånsemesternmetoden kan minska tiden vi tillbringar på att processa mejlhögen efter en ledighet till 2 timmar istället för 2 dagar. Du kanske saknar en eller två mappar för hanteringen, men du är åtminstone tillbaka till att arbeta med de viktiga sakerna halvvägs in på första morgonen dagen du är tillbaka på jobbet.


Progress

 
Föregående