Ta kontroll över din epost

Lär dig ha kontroll över din epost

Inkorgen har gått från att vara en spännande plats där vem som helst från var som helst kan nå dig inom sekunder till att bli en daglig börda där uppgifter tappas bort, under anstormningen av nya inkommande mejl.

Experter på epostproduktivitet är överens om att hanteringen av eposten direkt skadar din produktivitet snarare än den ökar din effektivitet. Nya mejl kan vara farligt distraherande. Forskarna är överens: Vi behöver stänga av notiserna för nya epostmeddelanden. Men det är inte tillräckligt för att dämpa distraktionsmomentet. Det är kanske ännu viktigare att vi sorterar våra inkommande mejl, i de som behöver vår omedelbara uppmärksamhet och övriga. På samma sätt som att hålla skrivbordet rent vill vi presentera ett sätt att arbeta som innebär att din Inkorg bara har en funktion. Det är platsen där nya mejl finns, de som du inte bestämt dig för vad du ska göra med ännu. Inget annat.

Så det första steget är att på ett effektivt sätt hantera mejlen i din Inkorg genom att:

  • Stänga av notiserna för nya mejl.
  • Enbart titta din Inkorg några få gånger per dag…
  • …och tömma den genom att bestämma hur mejlen ska sorteras, ett åt gången.
  • Sortera dina mejl i handlingsmappar (se nästa kapitel).
  • Arkivera mejl som inte längre kräver din uppmärksamhet i en enda mapp.

Redan dessa fem rekommendationer kommer att hjälpa dig hantera betydligt fler mejl och hålla reda på de mejl som behöver din uppmärksamhet. Lägg till några kortkommandon för att hantera detta ännu snabbare och du kommer att bli en ”snabbmejlare” på nolltid.

Låt oss ta en närmare titt på dessa fem rekommendationer.

Stänga av notiserna för nya mejl

De flesta program kommer att meddela dig när du fått nya mejl, förmodligen på så många sätt som möjligt så att du inte missar att du fått dem. Trots att det kan verka smart att hålla sig uppdaterad allt eftersom något händer, är det kontraproduktivt, eftersom varje notis tar uppmärksamhet från det du håller på med just då. Resultat: Du ägnar inte tillräckligt mycket uppmärksamhet åt det du arbetar med eller åt mejlet. Något som båda uppgifterna förlorar på.

Hur stänger man av notiserna? Titta på How?videon längst upp till höger på den här sidan för en kortare demonstration, eller gå till How To Get Started för en stegförstegförklaring.

Glöm inte bort att samma regler naturligtvis gäller om du får mejl på din mobiltelefon.

Kolla bara igenom din Inkorg några få gånger per dag…

En del av problemet med epost är att Inkorgen hela tiden fylls på med nya mejl, och det kan vara väldigt distraherande att hela tiden se nya mejl landa i Inkorgen. Hellre än att ta hand om dessa mejl direkt, vilket distraherar dig i ditt arbete, bör du sortera igenom din Inkorg ett par gånger per dag. Gå igenom Inkorgen tills den är tom varje gång du öppnar den för att organisera mejlen i mappar som du sedan kan prioritera mellan (åtgärdsmappar).

Många protesterar mot detta och menar att det är omöjligt att kontrollera sina mejl bara ett par gånger per dag. Jag tror å min sida att det är omöjligt att sköta sina arbetsuppgifter på ett bra sätt om man löpande kollar sin Inkorg. Genom att minska antalet gånger som du kontrollerar Inkorgen kommer du att öka din produktivitet. Och kom ihåg att om det är riktigt brådskande, då ska det inte hanteras via mejlen!

Töm din Inkorg genom att bestämma dig för hur varje mejl ska sorteras ett i taget
Det är väldigt frestande när vi öppnar Inkorgen och hittar nya mejl att ögna igenom den efter viktiga och intressanta meddelanden och läsa dem först. De flesta använder det här sättet för att rangordna sina mejl. Problemet är att när ett mejl hanterats så, ögnar vi åter igenom listan och gör samma bedömning ännu en gång, vilket gör att vi på så vis hoppar över en del mejl till förmån för andra. Det här sättet gör att mindre viktiga mejl hoppas över gång på gång och ägnas till slut mer tid än de som är viktiga.

Lösningen är att se till att du fattar ett beslut för varje mejl endast en gång beroende på hur du prioriterar det ‒ det vill säga, när du vill ge det uppmärksamhet. Det effektivaste sättet att fatta dessa beslut är helt enkelt genom att börja längst upp i Inkorgen och ta hand om ett mejl i taget. Att börja med det senast inkomna kan spara dig arbete med andra mejl. Genom att gå igenom mejlen ett efter ett får du ett flyt i att sortera varje mejl och minskar därmed tiden du lägger på varje mejl.

Sortera dina mejl i åtgärdsrelaterade mappar
Inte alla mejl kräver en direkt åtgärd. För att befästa policyn ”ett rent skrivbord” även i din Inkorg så att du kan koncentrera dig på de viktigaste uppgifteren, behöver vi presentera några mappar som kommer hjälpa dig att effektivt hantera din epost ‒ den här processen är så effektiv att när du tänker på något på någonting som du behöver göra, kan du helt enkel mejla dig själv och hantera den uppgiften som resten av dina mejl.

De här mapparna är inte innehållsbaserade utan baseras på hur snart de behöver din uppmärksamhet. Av den anledningen kallar vi dem åtgärdsmappar.
Mapparna är:

  • ATT GÖRA denna vecka:  Det här är din attgöralista. Sortera in alla mejl som är brådskande och/eller viktiga nog att göras snarast, men som inte kan hanteras på under 2 minuter. Detta inkluderar mejl som måste åtgärdas idag!
  • AVVAKTA beslut:  Det här är en parkeringsplats för mindre brådskande mejl. Allt som kan göras nästa vecka eller senare, eller som kanske inte alls kommer behöva din uppmärksamhet bör parkeras här för att ses över senare. En gång per vecka bör den här mappen ses över så du kan bestämma vilka mejl som behöver hamna på din attgöralista.
  • INVÄTA besked: Den här mappen innehåller sådant som är relevant för dig, men som du ännu inte kan göra något åt eftersom du väntar på ett svar eller en lösning från någon/några andra. Ännu en gång är detta en parkeringsplats som du bör kolla regelbundet, helst en gång per vecka.

Din sista åtgärdsmapp är din epostkalender. Alla mejl som behöver åtgärdas vid en specifik tidpunkt och på en viss plats bör läggas in i kalendern och sedan sorteras bort från inkorgen. I nästa kapitel kommer vi berätta mer detaljerat om hur mejl snabbt sorteras in i åtgärdsmapparna och kalendern.

Spara mejl som inte längre kräver åtgärder i en enda mapp
Ett av de tyngsta jobben i att hantera mejl är att bestämma hur man spara dem. Vi får fler och fler mejl för varje år, trots det sparar vi dem oftast baserat på projekt och sparar dem enligt samma rutiner vi skapade när eposten först introducerades i vårt dagliga arbete. Det vill säga, dem av oss som inte gett upp hoppet om alla mejl och samlar alla i Inkorgen. Med den mängden mejl vi måste hantera idag har det blivit alltför kostsamt att spara dem efter innehåll, projekt eller kunder. Det kostar för mycket tid och det kan orsaka problem när man behöver få tag på ett mejl långt senare.

Ett av de tyngsta jobben i att hantera mejl är att bestämma hur man spara dem. Vi får fler och fler mejl för varje år, trots det sparar vi dem oftast baserat på projekt och sparar dem enligt samma rutiner vi skapade när eposten först introducerades i vårt dagliga arbete. Det vill säga, dem av oss som inte gett upp hoppet om alla mejl och samlar alla i Inkorgen. Med den mängden mejl vi måste hantera idag har det blivit alltför kostsamt att spara dem efter innehåll, projekt eller kunder. Det kostar för mycket tid och det kan orsaka problem när man behöver få tag på ett mejl långt senare.

Om din epostklient inte har det här alternativet är det lätt att skapa sin egen. Bara genom att lägga till en till mapp, till dina åtgärdsmappar.*

Naturligtvis kan detta bara göras om du har bra sökmöjligheter, men det handlar oftast bara om att lära dig din epostklients sökverktyg och lära dig de kunskaper som behövs för att hitta mejlen på ett effektivt sätt. Vi tror att detta är så viktigt att vi har ägnat ett helt kapitel (det tredje) till att söka och hitta.

*Hur bygger vi det här arkivet? Det är enkelt, lägg till en enkel mapp som kallas 1. SPARA till dina åtgärdsmappar och använd samma kortkommando (Ctrl-Shift + V) för att flytta mejl till din arkivmapp 1. SPARA. Tillsammans med mappen Skickade har du nu ett väldigt enkelt och effektivt sätt att arkivera dina mejl som gör att du spara massor av tid varje dag.


Progress

 
Nästa