Ofta använda svar

Jag vet att vi alla har tillfällen då vi skriver samma svar eller söker i gamla mejl som innehåller våra välformulerade meningar på en fråga som vi redan svarat på tidigare. Många e‑postprogram och andra mejlprogram har försökt lösa detta genom att göra återkommande textbitar tillgängliga för dig med ett klick eller på något annat sätt. Min erfarenhet är att de kostar mig mer tid än vad de faktiskt sparar.

Jag har kommit på ett knep som faktiskt fungerar riktigt bra och som fungerar även med olika e‑postprogram och arbetssituationer. Jag ska förklara hur det fungerar i Outlook, men kan användas på alla e‑postklienter. Detta är mitt ”Vidarebefordra‑knep”.

Detta gör du genom att skapa ett mejlutkast (eller hitta det du skrev innan och kopiera och klistra in) på ett sätt du tror att texten kommer fungera i de flesta situationer. Skriv texten, gör formateringen, lägg till bilagor. Vad som krävs. I mottagarfältet skriver du sedan ”ENDAST VIDAREBEFORDRA”.

Om du nu sparar mejlet (skicka det inte) kommer det att bli en mall som tydligt visar ”ENDAST VIDAREBEFORDRA” i mottagarfältet i mappen Utkast. Varje gång du tänker att du redan skrivit det där, kan du gå tillbaka till mappen Utkast och istället för att öppna mejlet se till att Vidarebefordra det (Ctrl+F) vilket kommer öppna en kopia av originalet. Nu kan du byta ut texten ”ENDAST VIDAREBEFORDRA” med mottagarna, ändra vilken rad som helst eller lägga till något och sedan skicka det. Originalet är fortfarande kvar orört för framtida bruk.

Det stora knepet är ”ENDAST VIDAREBEFORDRA” eftersom det kommer att sticka ut och hjälpa dig att känna igen det i framtiden. Ge det ett försök, det har sparat mig åtskilligt med tid när det gäller att be om information och även ge förslag.