Töm Inkorgen

Experter inom produktivitet är överens om att om du vill hålla koll på dina mejl behöver du en daglig rutin för hur du hanterar din Inkorg för att tömma den varje gång du kontrollerar mejlen. Vi kommer att använda en enkel uppsättning regler som grundas på den berömda managementboken Getting Things Done av David Allen för att göra processen av att tömma din Inkorg kort. Du bör kunna göra detta på 10‒15 minuter och bör göra det endast två till tre gånger per dag!

Getting Things Done ”Mini”

Det finns tre avgörande punkter för att få saker uträttade:

  1. Töm din Inkorg ett mejl i taget ‒ och mejl får inte flyttas tillbaka!
  2. Om det kan göras på under 2 minuter, gör det direkt!
  3. Kolla alla dina åtgärdsmappar varje vecka!

Ett mejl i taget

Det är en vanligt att titta igenom mejlen efter ämne eller avsändare och ta itu med dem som du är mest nyfiken på. Det kan bero på att det är ett väldigt viktigt mejl, tar upp något viktigt eller helt enkelt är ett som du vill läsa. Olyckligtvis är inte det här det mest effektiva sättet eftersom du får till vana att ögna igenom alla mejl flera gånger och kommer att lura dig till att försöka göra flera saker samtidigt. Det bättre alternativet är att bokstavligt talat hantera din Inkorg som ett bagageband och ta tag i mejlen ett efter ett. Styrkan i ett hantera mejlen ett efter ett är att det hindrar dig från att upprepade gånger läsa och omprioritera samma mejl samtidigt som det ger hjärnan ett flöde i sorterandet.

Jag rekommenderar att börja högst upp i Inkorgen och jobba dig nedåt. Det kommer att försäkra dig om att du behandlar det senaste mejlet i en tråd eller diskussion, vilket ofta gör det överflödigt att läsa andra mejl i den tråden. Den andra delen av den första regeln är att det inte går att flytta tillbaka sorterade mejl till Inkorgen. När du en gång bestämt dig för vad du ska göra med ett mejl kommer det att vara förvisat till någon av åtgärdsmapparna och aldrig återvända till Inkorgen. På så vis försäkrar du dig också om att din Inkorg bara innehåller nya mejl som du ännu inte gått igenom. En tom Inkorg hjälper till att förebygga distraktionsmoment så du kan fokusera på dina andra arbetsuppgifter. Försök att bara göra detta två gånger per dag: En gång på morgonen och en gång efter lunch. Det fungerar kanske inte alltid, men det är en bra målsättning och kommer att öka din produktivitet genom att hindra dig från att kolla mejlen var och varannan minut!

Snabba beslut

Nu när vi har förvandlat Inkorgen till ett bagageband behöver vi sätta upp en beslutsprocess som gör det möjligt att bestämma när vi tar hand om vilka mejl. Och den här processen behöver vara snabb eftersom vi får fler och fler mejl varje år. Trots att system och verktyg har utvecklats för att hjälpa dig med det här har vi märkt att ju fler notiser du introducerar i ditt system, ju mindre troligt är det att du kommer att använda det under en längre tid. Knepet är att hålla det enkelt.

Vårt förenklade tillvägagångssätt som det beskrivs i Getting Things Done kan användas för epost. Genom att använda beslutstabellen under varje mejl i Inkorgen kommer vi att ge dig alla verktyg som behövs för att prioritera bland dina mejl och fortsätta med de viktiga och genom att bara använda enkla knep du redan känner till: Flytta ett mejl från en mapp till en annan.
Hur fungerar det här? Varje fråga i tabellen har ett fåtal alternativ och ett givet svar varje gång. Detta gör att du kan komma in i vanan att fatta snabba beslut och organisera dina mejl därefter. Det kommer inte att ta lång tid innan du fattar den här sortens beslut per automatik och låter dig på så vis koncentrera dig enbart på att prioritera bland mejlen.

Den första frågan du behöver ställa dig själv när du börjar läsa ett mejl är: ”Kräver det här mejlet någon åtgärd? Finns det något jag måste göra?” Om svaret är NEJ, har du tre alternativ: Radera, arkivera i mappen 1. SPARA eller parkera i mappen 4. INVÄNTA besked. Radera allt du vet är skräp eller som inte längre behövs, och notera att tangentbordet har en avsedd tangent för kortkommando för att radera mejl: (DEL). Om du är osäker är det oftast bäst att bara spara mejlet och fortsätta med nästa mejl. Spara mejl kan också göras snabbare genom att använda tangentbordets genvägar (Ctrl+Shift+V i Outlook eller ” i”tangenten på en Blackberry). Dessa gör att dialogrutan Flytta Objekt kommer upp och där kan du skriva första bokstaven på mappen du vill flytta mejlet till. Tryck på Enter och gå vidare till nästa mejl.

Om du inte kan göra något åt ett mejl direkt ‒ till exempel om du väntar på ett svar från en kollega eller att en beställning ska komma ‒ behöver du naturligtvis hålla koll på mejlet, men det är fortfarande bäst att flytta det från Inkorgen. Dessa mejl ska flyttas till 4. INVÄNTA besked mappen, som du bör kontrollera en gång per vecka för att försäkra dig om att ingenting har ramlat mellan stolarna.

Tvåminutersregeln

Om svaret på fråga ”Behöver jag göra något med detta nu?” är JA, gå vidare till nästa gyllene regel: 2minutersregeln. Om det som behöver göras kan göras på ungefär två minuter, gör det direkt. Detta kommer snabbt minska mängden mejl i din attgöralista, men fortfarande hålla dig i ett flöde av beslutsfattande. Många saker kan tas tag i på två minuter: Ett kort svar, logga in i ett system för att hämta information, läsa ett nyhetsbrev eller delegera uppgifter borde ta mindre än två minuter.

Kalendern

Om en sak inte kan göras inom två minuter, sortera den efter när du vill komma tillbaka till den uppgiften. Om det behöver hända på en specifik tidpunkt och/eller på en specifik plats i framtiden då behöver den läggas in i din kalender så du kommer att bli påmind om att ta hand om den vid rätt tidpunkt. Om du använder en papperskalender, skriv bara ner en notering och flytta mejlet till din arkivmapp 1. SPARA. Om du använder Outlooks kalender kan du snabbt kopiera informationen i mejlet till en mötestid genom att dra mejlet till kalenderknappen, lägga till detaljer och avsluta genom att spara mejlet.

ATTGÖRA eller INVÄNTA

De mejl som är kvar borde vara sådana som kräver din uppmärksamhet, men som tar längre tid än två minuter att svara på. Men, om du sparar alla dessa tillsammans kommer din attgöralista växa sig väldigt lång och inkludera en rad saker som inte kräver din uppmärksamhet med en gång (eller som inte kan tas om hand ännu) vilket leder till oorganisation och distraktion. Detta är anledningen till att vi behöver handlingsmappen 3. INVÄNTA beslut..

David Allen studerade många personer som arbetade effektivt och lade märke till att det snabbaste och mest effektiva sättet att hålla kolla på sina arbetsuppgifter är dela upp dina uppgifter i två enkla hög och lågprioriteringslistor. Attgöralistan med hög prioritering är för uppgifter du vill göra idag eller någon gång den här veckan, och den mappen kallas 2. ATTGÖRA denna vecka. 3. INVÄNTA beslut är din lågpriomapp.

När du bestämmer var ett mejl ska placeras, tänk en vecka framåt (räkna inte helgen) och fråga dig om innehållet behöver adresseras inom en vecka eller inte. Det hjälper verkligen att var strikt mot sig själv och att försöka avvakta med allting som inte är en prioritering den här veckan eller några uppgifter som du inte är absolut säker på kommer landa på ditt bord ‒ i mappen 3. INVÄNTA beslut. Sortera helt enkelt efter din magkänsla för hur uppgiften ligger i linje med dina innevarande uppgifter. Detta borde inte vara alltför svårt utan vara ett snabbt beslut som grundas på om du bör (eller vill) göra klart en uppgift nu eller senare. Åter igen, använd tangenterna Ctrl+Shift+V för att flytta ett föremål till rätt mapp och under din veckovisa kontroll. Läs igenom det som ligger i 3. INVÄNTA beslut för att se om de kräver din uppmärksamhet eller kan raderas.

Mejla dig själv

Eftersom du nu har skapat två enkla listor med åtgärdsinnehåll och en mapp med parkerat innehåll som väntar på utomstående aktör, kan du också klara av uppgifter person till person och telefonsamtal genom mejlen. Mejla helt enkelt en kort beskrivning av uppgiften i ämnesraden till dig själv. Nästa gång du tömmer din Inkorg hanterar du dessa som en påminnelse och sorterar dem i 2. ATTGÖRA denna vecka eller 3. INVÄNTA beslut.

Weekly check

Den tredje och sista gyllene regeln för eposthantering är att göra en veckovis kontroll. Den veckovisa kontrollen är en säkerhetsåtgärd för att inget ska hamna mellan stolarna hos dig eller någon annan. Det är också ett tillfälle att omprioritera dina åtgärder i mappen 3. INVÄNTA beslut. De flesta människor tycker om att göra den veckovisa kontrollen i slutet av veckan, men se till att du har tillräckligt med tid att åtgärda sådant som är nödvändigt. Det bästa är vanligtvis att schemalägga en timme av din tid varje fredag morgon i din kalender, men när du än bestämmer dig för att göra det så hjälper det om det är vid en tidpunkt och en plats där du inte blir avbruten hela tiden.

I din veckovisa kontroll, går du igenom alla dina åtgärdsmappar:

  • Kalender, förra veckan: Gå igenom alla dina möten för att påminna dig om eventuella åtgärder som fortfarande behöver genomföras. Om du kan göra dessa åtgärder på två minuter, gör dem direkt. Om inte, skicka ett mejla med uppgiften till dig själv som en påminnelse.
  • Kalender, kommande vecka: Gå igenom alla kommande möten och se om något av dem kräver extra uppmärksamhet innan mötet. Om det behövs, schemalägg tid för dig själv för de åtgärderna, eller om du väntar på någon annan, påminn dem om det du väntar på.
  • ATTGÖRA denna vecka: Kontrollera mappen 2. ATTGÖRA denna vecka för eventuella uppgifter som blivit hängande och som verkligen måste lösas. Bestäm dig för att antingen omprioritera, delegera eller inte skjuta upp längre. I de första två fallen tas uppgiften bort från attgöralistan (lägg antingen in i mappen 1. SPARA, om du inte tänker göra något åt det, eller i 3. INVÄNTA beslut om du tänker senarelägga uppgiften). Om den behöver tas om hand den dagen, märk mejlet som högprioriterat (du kan använda den röda flaggan) och se till att göra klart uppgiften.
  • Pappersnoteringar: Kontrollera alla anteckningsböcker, post itlappar eller listor för missade uppgifter som ska åtgärdas. Ta tag i dem som kan göras klart inom två minuter eller skicka en påminnelse till dig själv via epost för att sortera in i rätt åtgärdsmapp.
  • AVVAKTA beslut: Kontrollera mappen 3. AVVAKTA beslut för att se om du behöver påbörja någon av uppgifterna inom den närmsta veckan. Om det behövs, flytta dem till mappen 2. ATTGÖRA denna vecka. Ofta hittar du saker som inte längre kräver någon åtgärd och kan raderas.
  • INVÄTA besked: Avsluta med att kontrollera innehållet i mappen 4. INVÄTA besked. Förhoppningsvis har det mesta slutförts och kan arkiveras i mappen 1. SPARA, men om en uppgift inte har åtgärdats och du fortfarande väntar på någon eller någonting, lämna mejlet i mappen 4. INVÄTA besked, och skicka en påminnelse till personen du väntar på ‒ och kom ihåg att andra medel än epost kan vara mer framgångsrika att använda!

Att kombinera dessa tillvägagångssätt för den veckovisa kontrollen borde göra det möjligt för dig att tömma din Inkorg dagligen. Men, ibland är ett mer drastiskt tillvägagångssätt välbehövligt. Det kan till exempel vara när du kommer tillbaka från en semester eller annan frånvaro och du möts av en överfull Inkorg. Detta tar vi upp under Tillbaka-från-semestern metoden i kapitlet How To Get Started


Progress

 
Föregående Nästa